会社設立後すぐに提出するべき届出書類17について

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会社設立は、法務局で登記手続をするだけで終わると思ったら大間違いです。他にもやらなければならないことが沢山あります。

わたし達みたいにそれを仕事にしているものからすれば、それほど難しい仕事ではありませんが、経営者の方でも、普通は多くても一生に1,2度のことだと思いますので、馴れるということが難しい仕事です。

したがって、本来は、他人に任せてしまった方が良い仕事です。ただ、任せるにしても、誰に任せて良いものか、そして、どこまで任せられるのか?という問題があるでしょう。

この記事では、そうした観点で、設立時の諸手続をまとめていきたいと思います。

 

Contents

1.会社設立時の各種届出のポイント

具体的な届出書の話に入る前に、全体的なポイントについてお伝えしておきます。届出書の書き方は、役所のホームページなどにも詳しく書いてありますが、無駄なく手早く効率的に、各種届出を終わらせるためには、こちらの情報がより重要です。

1−1.各種届出は可能な限り電子申請をしましょう!

出来るものは基本的に、すべて電子申請をするというスタンスで説明をしていきます。

電子申請には、初期段階において電子証明書の取得の手間とコストがかかるというデメリットがあります。しかし、それも最初の1回まで。IT音痴の人を除けば、紙に書くより、電子申請した方が短時間で終わります。郵送料、控えの返信料等々、時間だけでなくお金の節約にもなりますので、なんとか頑張って電子申請で提出するようにしましょう。

1−1−1.自分で電子申請する場合

ご自身で(設立時に限らず)電子申請をする場合には、e-Govというサイトを利用します。

実際の電子証明書の入手から提出方法については、e-govサイトに説明資料や動画が用意されていますので、そちらで確認して下さい。

但し、e-Govをご覧頂いて、かえって時間がかかると感じる方もいらっしゃると思います。そこで、全部の書類の説明をした後で、最後に少しだけ紙提出の場合の注意点についてもお伝えしようと思います。

1−1−2.専門家に委託する場合

電子申請を奨めておいて、紙で申請する方法も説明するという弱気なことを書くのには理由があります。

我々、起業の専門家は、こうした届出をササッと電子申請するために専用のソフトウェアを使っているからです。皆さんにもこうしたソフトウェアを利用頂くのが本当は良いのですが、当然、有料かつ高額のソフトウェアで、一般企業の利用頻度を考えると投資回収するのは難しくなります。(例えば、こんな感じです。)

こうした設備投資の分、ご料金を頂く形になりますが、依頼した方が早くてラクなのは間違いありません。(もちろん、自分でやる場合より、抜け、漏れ、間違いも減ることでしょう。)

1−2.届出書類を作成前に銀行口座の開設手続をしましょう!

会社設立手続が完了し、届出書類を作成する前に(又は並行して)、銀行口座の開設をして下さい。銀行口座の情報がないと社会保険の引落口座の指定が出来ないからです。その手続は後からでも出来ますが、後からやるのは効率が悪く手間なので、中々やらないという状態になりがちです。そうなると毎月忘れずに銀行窓口にいくことになるか、それを忘れてしまって延滞金を支払うか、、、ということになってしまいます。

口座開設手続を開始してから、口座開設されるまでに1〜2週間かかるのが普通です。つまり、口座開設手続中に、届出書類を作っておくというのが、何かとスムーズにことを運ぶポイントになります。

1−3.オススメの手順

銀行口座開設を先にやることを踏まえたうえで、設立時の各種届出書の効率的な提出順序をしめすと次のとおりです。

0.銀行口座開設手続

1.税務署への届出(除く、ダイレクト納付の届出)

2.労基署への届出

3.ハローワークへの届出

〜銀行口座開設後〜

4.年金事務所への届出

5.税務署への届出(ダイレクト納付の届出)

基本的に、上記の流れにそって説明をしていきたいと思います。

 

3.税務署への届出

まずは、税務署への届出書類から進めていきましょう。一覧にすると次のとおりです。

資料の名称 添付資料 電子申請 担当専門家
電子申告等開始届 税理士
法人設立届出書 ※1
青色申告の承認申請書
給与支払事務所等の開設届出書
源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書
棚卸資産の評価方法の届出書
減価償却資産の償却方法の届出書
申告期限の延長の特例の申請書 ※2
国税ダイレクト方式電子納税依頼書兼国税ダイレクト方式電子納税届出書 不可

 

※1:定款(コピー)、法人登記簿謄本、株主名簿、設立時の貸借対照表の添付が必要
※2:定款(コピー)の添付が必要(上記※1と共用可能)

これらの届出書の提出手続をご自身で行う場合はe-taxのシステムを使って行います。e-taxのシステムの利用方法については、e-taxのサイトで確認して下さい。

3−1.電子申告等開始届

各種届出を電子申告によって提出するために、まず最初に電子申告等開始届の提出が必要になります。

こちらが受理されると、「利用者識別番号」が付与されます。他の届出書類を電子申告する際に必要なデータなので大切に保管して下さい。

3−2.法人設立届出書

法人設立届出書には添付資料が必要になります。電子申告で提出する場合には、これらの資料をPDF化して、法人設立届の添付ファイルとして送信します。

具体的には、定款(コピー)、法人登記簿謄本、株主名簿、設立時の貸借対照表の添付が必要になります。登記簿謄本をPDF化するにはスキャナーかデジカメ、画像をPDF化するアプリが必要になります。

3−3.青色申告の承認申請書

青色申告の承認申請書を提出することで、青色申告による特典を受けられるようになります。

設立初年度から青色申告をするためには、法人を設立してから3ヶ月以内に提出する必要があります。遅れないように提出して下さい。

3−4.給与支払事務所等の開設届出書

給与を支払うということは、社員が負担すべき給与にかかる所得税を、給与支給時に給与支給額から控除して会社で預かっておいて、社員に代わって税務署に納税する手続をする必要があります。税務署からすると、誰が所得税を払ってくれるのかをハッキリさせるための手続として、この給与支払事務所等の解説届出書を提出する必要があります。

3−5.源泉所得税の納期の特例に関する申請書

給与(役員賞与を含む)の支給を受ける人数が10人未満の会社は、毎月、源泉税を納税せずに半年に1回納税すれば良いという特例を受けることが出来ます。会社設立したばかりの場合、この条件に当てはまる会社が多いと思いますので、提出することをオススメします。

注意点としては、この特例を受けられるタイミングです。

この届出書を提出する前に支給した給与や提出した後に支給した給与であっても翌月分に係る源泉所得税については特例の適用がないということです。なぜなら、税法上、申請書を提出した日の属する月の翌月末日までに税務署長から承認又は却下の通知がない場合には、その申請月の翌月末日において承認があったものとされ、申請月の翌々月の納付分からこの特例が適用されることになっているからです。

たとえば、申請書を提出した月が3月中の場合、3月支給分の源泉所得税は4月10日までに納税する必要がありますが、4月から6月支給分の源泉所得税は7月10日までに納付することになります。

申請書の効力が発生する前の源泉所得税まで特例が適用されると勘違いしてしまうと、適用前の源泉所得税について税額の10%の不納付加算税と延滞税(税率は時期によって異なる)が発生してしまいます。良くある間違いですので注意したいところです。

3−6.棚卸資産の評価方法の届出書

この届出書を提出しない場合、棚卸資産の評価方法は、最終仕入原価法となります。棚卸資産とは、いわゆる商品、製品、材料等、一般的に「在庫」といわれるようなもののことをいいます。また、最終仕入原価法というのは、その商品を最後に仕入れた際の単価で評価する方法です。

この棚卸資産の評価方法の届出書を提出することで、棚卸資産に対して低価法の評価損を計上することが出来ます。低価法というのは、在庫の取得時の評価額よりも売値が下回る場合に、その売値で在庫を評価しても良いというルールのことをいいます。簡単にいうと、在庫を損を出して売却しなくても、在庫の状態のまま評価損を計上して節税が出来るようにするための書類です。

低価法の適用が受けられるように届出書を提出しておいても、実際には低価法を適用しないことも可能です。また開業当初は棚卸資産を持たない場合であっても届出書は受理され、後々棚卸資産を保有することになってから低価法を適用することも可能です。

わたしの場合は、提出をオススメしますが、顧問税理士によっては、「その時が来たら提出しましょう」ということになるかもしれない書類です。

3−7.減価償却資産の償却方法の届出書

この書類を提出しない場合、有形固定資産については、建物と建物附属設備については定額法、その他固定資産については定率法が適用されます。 無形固定資産については定額法です。これらの方法以外を適用させたい場合には減価償却資産の償却方法の届出書の提出が必要になります。

現状、上記の原則的な方法によることが、もっとも節税になる状態であり、例えば、建物や建物附属設備を「会計上」定率法にしたとしても、「税務上」は定額法しか認められないので、現在の税法のルールにおいては、通常の資産しかもたない場合には提出してもしなくてもあまり変わりがない書類です。

とはいえ、設立時に提出する書類であることは間違いないので、ご紹介させて頂きました。顧問税理士と相談して実際に提出するかどうかは決めて下さい。

3−8.申告期限の延長の特例の申請書

申告期限の延長の特例の申請は、必ずしなければいけないものではありません。

しかし、これを提出することで申告期限が1ヶ月先延ばしに出来るため、業務多忙の中、無申告状態を発生させるリスクを減らすことが出来るほか、延長している間も決算内容を変更することが出来るため、わたしのお客様には提出をお願いしています。

なお、申告期限が延長出来るのは法人税だけです。また、延長出来るのは申告期限だけですので、この申請書を提出しても納税期限は決算期末日後2ヶ月のままであることも忘れないようにして下さい。

3−9.国税ダイレクト方式電子納税依頼書兼国税ダイレクト方式電子納税届出書

この書類だけ電子申告をすることが出来ません。それは、銀行届出印を押印する必要があるからです。

未だに日本の銀行は印鑑の照合により、本人確認を行っています。したがって、電子申告だけで本人からの依頼かどうかを「銀行」が確認することが出来ないため、これだけは、PDFの雛形をダウンロードしてデータ入力のうえで印刷して必要事項を記入したうえで、御社の管轄の税務署に郵送又は窓口持参にて提出をする必要があるのです。

国税ダイレクト方式電子納税依頼書兼国税ダイレクト方式電子納税届出書

この書類を作成する場合のポイントは、「代表印」を捺印する場所と「銀行印」を捺印する場所があるので、それぞれ捺印する印鑑を間違えないようにすることです。

3−10.電子申請なら書類のダウンロードと印刷は不要

ビズ部にしては、書類のリンク先を指定されていないと思われた方もいるかもしれません。
電子申請をする場合、これらの書式は電子申請するブラウザ上の雛形の記入欄に必要な情報を入力をすることで作成されます。つまり、ダウンロードして印刷するという手間はありません。

印刷して入力したい方へのダウンロードリンクは、「7.どーしても紙で提出したい方へ」でまとめてご案内します。

4.労働基準監督署への届出

続いて、労務関係の届出書類について説明をしていきます。

最初に労働基準監督署に提出する書類から着手して下さい。

実は、この説明順には意味があります。労務関係の書類は、必ず、労働基準監督署に先に手続を行い、そのうえでハローワークに書類を提出するという流れが必要なのです。なぜなら、労働基準監督署に労災の加入手続をすることで、労働保険番号が付与され、その番号を記入した書類をハローワークに提出しなければならないからです。

労働基準監督署に提出する書類は次のとおりです。

資料の名称 添付資料 電子申請 担当専門家
労働保険 保険関係成立届  登記簿謄本 社会保険労務士

公認会計士

労働保険 概算保険料申告書

 

社会保険労務士がこの業務を代行できることは良く知られていますが、公認会計士もその業務に付随する形であれば社会保険の届出を代行することは可能になっています。

4−1.労働保険 保険関係成立届

保険関係が成立した日の翌日から起算して10日以内が法律上の提出期限です。登記事項証明書の添付が必要となります。

この電子申請に関しては、専用の詳細なマニュアルが存在します。コチラをご覧になりながら作成頂けると良いと思います。

4−2.労働保険 概算保険料申告書

保険関係が成立した日の翌日から起算して50日以内が法律上の提出期限です。

普通に考えると労働保険の保険料の申告が事業所を開設して50日以内でしなければならないというのは、タイミングが早すぎるように見えると思いますが、「概算」保険料申告書というのがミソで、労働保険は概算金額を前払いすることになっているから50日以内に提出しなければならないことになっています。

5.ハローワークへの届出

労働基準監督署への書類の提出を済ませたら、ハローワークへの提出書類を完成させることが出来ます。

資料の名称 添付資料 電子申請 担当専門家
雇用保険 適用事業所設置届  ※3 社会保険労務士

公認会計士

雇用保険 被保険者資格取得届 ※4

 

※3:労働保険の保険関係成立届の控えのコピー、登記簿謄本のほか、事業所の賃貸借契約書、税務署に提出した法人設立届、事業所宛に配達された郵便物(事業所が稼働していることを証明するため)など

※4:雇用契約書や労働者名簿などの雇用したことを証明する書類

5−1.雇用保険 適用事業所設置届

事業所設置の日から10日以内が法律上の期限です。適用事業所設置届を提出する際には、登記簿謄本のほか、事業所の賃貸借契約書、税務署に提出した法人設立届、事業所宛に配達された郵便物(事業所が稼働していることを証明するため)などの添付書類が必要です。

電子申請する場合には、あらかじめ必要な添付書類を提出先のハローワークに確認したうえで、該当資料をスキャンしてPDFファイルを作成し、添付して送信するようにして下さい。

5−2.雇用保険 被保険者資格取得届

資格取得の事実があった日の翌月10日までが法律上の期限です。雇用契約書や労働者名簿などの雇用したことを証明する書類の添付を求められることがあります。必ず提出と決められている訳ではありませんが、後からまた対応するのも面倒ですので、雇用契約書をスキャンしてPDFファイルを作成し、電子申請の際に添付して送信することをオススメします。

6.年金事務所への届出

健康保険及び厚生年金の加入手続は、管轄の年金事務所に対して行います。

設立時は業界や職域団体毎に作られている、いわゆる組合健保(例えば、ソフトウェア制作の会社ならIT健康保険組合、我々会計事務所には、税務会計監査健事務所保険組合があります)には加入することが出来ないのが普通です。政府管掌の健康保険料を、滞納することなく1年以上払っている実績を作ると、ようやくこうした組合健保に加入することを許されるのが普通です。保険料を滞納するような会社を仲間に入れてしまうと健康保険組合の財政が悪化するからです。

したがって、会社勤めの時に入っていた組合健保に新しい会社で加入することは諦めるほかありません。とりあえず会社を設立したら政府管掌の健康保険組合に加入するしかありません。その手続は年金事務所の窓口で、厚生年金の加入手続と一緒に行うことが出来るようになっています。

資料の名称 添付資料 電子申請 担当専門家
健康保険・厚生年金保険新規適用届  ※5  ○ 社会保険労務士

公認会計士

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届  −  ○
健康保険被扶養者(異動)届  ※6  ○
健康保険厚生年金保険 保険料口座振替納付(変更)申出書 ×

 

※5:登記事項証明書(登記簿謄本)や賃貸借契約書のコピー(事業所が存在することを証明するため)

※6:扶養の証明書として配偶者の住民税の非課税証明書の提出を求められることが多い

6−1.健康保険・厚生年金保険新規適用届

「法人」として健康保険・厚生年金の加入する場合に提出する届出書です。登記事項証明書(登記簿謄本)や賃貸借契約書のコピー(事業所が存在することを証明するため)を添付します。

6−2.健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届

役員・社員等の「個々人」が健康保険・厚生年金の加入するための届出書です。

6−3.健康保険被扶養者(異動)届

健康保険・厚生年金の加入する役員・社員に「扶養されている人」が健康保険・厚生年金の加入するための届出書です。扶養の証明書として配偶者の住民税の非課税証明書の提出を求められることが多いです。この証明書の入手は少し手間がかかりますが、要求される確率は高いので先に対応して、スキャンデータをPDFファイルで添付して送信しておくことをオススメします。

6−4.健康保険厚生年金保険 保険料口座振替納付(変更)申出書

健康保険・厚生年金の保険料は口座振替に出来ます。この届出書も口座振替を行う口座のある銀行の支店での事務手続が必要なため電子申請することは出来ません。こちらからダウンロードしてエクセル入力するか手書きで対応して下さい。

 

この申出書は、記入が完了したら、まず銀行の支店窓口に持参します。銀行が必要事項を記入した紙を一度回収したうえで、社会保険事務所に送信することになります。順番が他の書類とは違いますのでお気をつけ下さい。

また、この書類も「代表印」を捺印するところと「銀行 印」を捺印するところがあります。間違えて捺印しないようにお気をつけ下さい。

7.どうしても紙で提出したいという方へ

ここまで電子申請を前提に書いてきました。電子申請は便利ではありますが、無料で利用出来る申請ソフトの使い勝手は、必ずしも良いとはいえません。少し触ってみてギブアップされた方のために、各書類の場所をお伝えいておきたいと思います。(書類の名称のところにリンクを貼らせて頂きます。)

7−1.税務関連届出書の雛形の場所

  1. 電子申告等開始届
  2. 法人設立届出書
  3. 青色申告の承認申請書
  4. 給与支払事務所等の開設届出書
  5. 源泉所得税の納金の特例の承認に関する申請書
  6. 棚卸資産の評価方法の届出書(任意)
  7. 減価償却資産の償却方法の届出書(任意)
  8. 申告期限の特例の申請書
  9. 国税ダイレクト方式電子納税依頼書兼国税ダイレクト方式電子納税届出書

7−2.労働保険関連届出書の雛形の場所

  1. 労働保険 保険関係成立届
  2. 労働保険 概算保険料申告書
  3. 雇用保険 適用事業所設置届
  4. 雇用保険 被保険者資格取得届

7−3.社会保険関連届出書の雛形の場所

  1. 健康保険・厚生年金保険新規適用届
  2. 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
  3. 健康保険被扶養者(異動)届
  4. 健康保険厚生年金保険 保険料口座振替納付(変更)申出書

上記4点については、書類名称で検索すればエクセルファイルの入力フォームを入手することも可能です。

7−4.紙で提出する場合の注意点

紙で各種届出書の提出を行う場合、提出した証拠として「控え」を残す作業が必要です。次の手順で「控え」を入手して下さい。

  1. 捺印済の提出物原本をコピーする
  2. 書類上部に赤又は青で「控」と記入する
  3. 切手付きの返信用封筒を用意する。この際、労働保険関係と社会保険関係の資料は返信用封筒も簡易書留の必要があるので、封筒に「簡易書留」と朱書きするほか、返信物の重さを調べて必要な切手を貼り付ける必要があります。
  4. 原本と控えと送信用封筒に入れる

上記の手続を行うと、「控」に受領印(先方が受けとった日付が表示されている印鑑)が押されて戻ってきます。それを大切に保管することになります。

わたし達専門家が関与する場合、「控え」を取るのは常識なのですが、希に「控えがない」というお客様がいらっしゃいます。あとから各役所に出向いてもコピーや写真を取ることは出来ませんので、控えを入手するチャンスは1回しかありません。ご注意下さいますよう、お願いします。

8.まとめ

自力でやると結構大変な事務量だと思いますし、添付資料漏れや記入誤りなどで手戻りが発生して、思わぬ時間ロスが発生することも多いと思います。近年、電子申告、電子申請が当たり前になりつつあるのと、クラウドのシステムの発達によって、我々専門家の対応スピードが飛躍的に上がっているということもあります。ですから、ここに書いた手続は、本当は専門家に依頼されることをオススメする仕事ではあります。

とはいえ、何をしているか解らないと、依頼するのも難しいと思いますので、この記事がそのための一助になっていれば幸いです。

ここで取り上げた17の届出書を提出しておけば、その後の経理事務がとってもラクになります。是非、漏らさずに、そして一気に提出されることをオススメします。

 


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山口 真導

山口 真導

代表取締役株式会社起業ナビ
中堅・中小ベンチャー企業から上場企業まで幅広い顧客に対して主に経理アウトソーシング事業を提供している。同事業を通じて経営者目線で財務・会計・税務の問題解決ができるCFOの育成・輩出を目指している

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