車両を仕事で使う際に発生する経費の会計処理のルール

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業務用車両の会計処理

 

レンタル経理社員と経理の極一部のマニアックな人向けに、良く質問を受ける車両にまつわる会計処理について、まとめてみたいと思います。

レンタル経理規程の一部なので、アカウンタックスルールといえば、そうなのですが、皆さんの会社でも、次のように処理して頂くと、事後の分析を行ううえで有益だと思います。

 

1.車両費と旅費交通費の使い分け

車両費と旅費交通費について、次のとおり使い分けをするのが良いと思います。

車両費は、車両の維持と修繕に関する費用を計上する科目です。車両運搬具が資産計上されている会社及び車両をリースしている会社で使用する科目とします。

旅費交通費は、車両を保有していない会社で使用する科目とします。

例えば、車両を保有している会社が駐車場を利用した場合、車両費の駐車場で処理して下さい。車両を保有していない会社が業務で利用した私物の車両の駐車場代を利用した場合、旅費交通費の駐車場を利用して下さい。ガソリン代なども同様です。

車両を保有していない会社の場合、車両を利用するか公共交通機関を利用するかは、バーター(選択可能)の関係なので、旅費交通費で処理しておくのが合理的です。

一方で、車両を保有している会社の場合、車両が業務上必要性があるからこそ購入しているはずです。その場合、公共交通機関を利用するか車両を利用するかどうかという選択の問題ではないので、それぞれを別個で管理することに有用性があると考えます。

2.使いわけの例外

レンタカー代が同時に発生している場合で、自社所有車両にかかる駐車場代でないことが「明確な場合」には、旅費交通費-駐車場代として処理するようにして下さい。その際、摘要欄にレンタカーの駐車場代である旨を記入するようにして下さい。

自社所有の車両がある会社の場合には、たとえその駐車場代が役員・従業員の私物や他社所有車両の駐車場代であっても、それが明確に判別出来ない場合には、車両費で処理して差し支えないと思いますが、私物の車両を会社で使用していることが役員又は社員の経費精算に含まれる駐車場代のように「明確な場合」については、旅費交通費-駐車場代として処理した方が良いと思います。

3.自動車関連で判断に迷う取引の処理方法

なお、自動車取得税は税法基準に従って租税公課で費用処理して下さい。

一方で、軽油代に含まれる軽油取引税については、車両費で処理しつつ、不課税取引として処理をするようにして下さい。 【参考】http://www.integrity.or.jp/gasoline-diesel/

理由は、自動車取得税は会計的には車両運搬具の付随費用として資産計上されるところ、基本通達によって、一時損金処理が認められているという性質のモノだからです。つまり、もともとは、車両費ではなく、車両運搬具(資産)ということです。

一方で、軽油取引税は、そもそも車両費としての「機能」があるところ、その性質が税金のため不課税取引に該当するからです。ちなみにガソリンにもガソリン税がかかっているのですが、ガソリン税には消費税がかかっているため(これは二重課税で問題なのですが)、ガソリン代全体が課税でよくなっています。

この処理を正しく行う為には、保有する車両にディーゼル車がある会社なのかどうかを把握しておく必要があります。
軽油なのにガソリンと同じ扱いにするという消費税の処理間違いが良く起こります。注意が必要な取引だと認識しておいて下さい。

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山口 真導

山口 真導

代表取締役株式会社起業ナビ
中堅・中小ベンチャー企業から上場企業まで幅広い顧客に対して主に経理アウトソーシング事業を提供している。同事業を通じて経営者目線で財務・会計・税務の問題解決ができるCFOの育成・輩出を目指している

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