溜まった領収書。どう整理していますか？
封筒に入れる。ノートに貼る。など、色々な方法が巷には存在しています。
それぞれにメリット、デメリットはあると思いますが、少なくとも私は会社の大小に関わらず、こうやっておくべきというやり方を決めています。
監査法人時代に数百社以上の領収書のファイリング状況を見た経験と、その後、経理アウトソーシング業務で実際に領収書のファイリング作業を行い、また税務調査対応を経て、これが現時点でのベストな保存法だと考えているやり方について、ご紹介させて頂きたいと思います。
あなたには、最初から最高のやり方で整理して欲しい。
そういう気持ちで領収書の整理方法を具体的に説明していきますので、よく読んで必ず実践して下さい。
Contents
１．領収書の整理方法の結論
領収書の保存の結論は下記のとおりです。
- Ａ４用紙に
- 重ならないように
- 日付別に貼る
この結論の背景を説明しましょう。
１−１．あなたの会社は必ず成長する
冒頭に書いた、封筒とかノートに貼る対応が全くダメではありません。しかし、これらの方法は小さな会社に適したやり方であり、万能の方法ではないのです。
ビズ部は”一生スモールビジネス”の経営者向けのメディアではありませんので、そうした場当たり的な対応を提案いたしません。あなたの会社の成長を支援するメディアとして、あなたの会社が永遠に小さい会社のままである前提の話はしたくないのです。
あなたには、1年で100%、200%成長していく会社でも耐えられる領収書の整理方法が相応しいのです。
実際、弊社に経理アウトソーシングのご相談に来られる方の多くが、小さな会社のやり方のまま成長してしまい苦労されています。領収書や請求書などの書類は、あなたの会社の成長に伴っててドンドン増えていきます。あなたの会社の成長の邪魔にならない領収書や請求書などの書類の保存方法を知ることは、現実の経営においてはとても重要なことなのです。
１−２．A4サイズに統一出来るから保存しやすい
領収書は、発行する事業者毎に様々なサイズが存在します。
したがって、これを単純に綴じてしまうと非常に扱い辛い書類の束が出来てしまいます。
A4サイズの用紙に、サイズがバラバラの領収書を貼ることによって、書類のサイズをA4サイズに統一することが出来ます。こうすることで2穴のバインダーに綴じ込むことが可能になります。
サイズを統一するという意味ではノートに貼るのと同じことですが、領収書の数が大量になってくるとノートの冊数も増えてしまう一方で、２穴のバインダーであれば、かなりの量を挟めるものもあるので、取扱がラクという利点があります。
また、社長１人の会社であれば１冊のノートに綴じるということで大丈夫なのですが、社員が入ってくると経費精算という問題も出来てきますのでノートで対応するのには限界があります。
１−３．日付別・日付順で整理するから見やすい
封筒方式の最大の弱点は、あとから探すのが大変ということです。
封筒の単位をどのように設定するのかにもよりますが、封筒の数が増えれば、それだけ作業が煩雑になるので、細かくしたとしても月に１つというような感じになるのが普通です。そうなると、会計帳簿から特定の取引について領収書を見て内容を確認しようとしたときに、その領収書を探そうとした場合、１ヶ月分の領収書の中から探し出さなければならないということになります。
これは大変です。
A4の紙に領収書を貼る時には、日付別に貼るようにします。また、それぞれの領収書が重ならないように配慮もします。
これにより、A4用紙の枚数は増えることになりますが、探しやすさは飛躍的に高まることになります。
この利点が次の利点に繋がります。
１−４．この方法なら税務調査対応が楽になる
税務調査対応については、「起業家が知っておくべき税理士が行なっている税務調査対応の全て」で既にご紹介済みですが、この中で税務調査の立会を有利に進める対策方法として領収書や請求書などの整理の方法について簡単にご紹介しています。この記事は、その部分を更に詳細に説明するための記事です。
書類の整理方法が税務調査対応を有利にするというのは、あまり結び付かないかもしれませんが、私は大いに結び付くと考えています。
上記記事の「８−３．事前準備資料の確認」と「１０−１−５．事前に用意した資料の内容と見方の説明」を是非ご一読下さい。
２．領収書の整理方法の実際
ここから具体的にオススメの整理方法を説明していきたいと思います。
２−１．領収書を整理するために準備するもの
領収書を整理するにあたっては下記の道具を用意して下さい。
【準備するもの】
- A4の紙
- 糊
- 綴じこんでおくためのバインダー（長期保存は厚紙と紐なども可）
- 穴あけパンチ
A4用紙は裏紙でも大丈夫です。但し、元々印刷されていた内容が税務調査などで見られても構わないものを利用するようにして下さい。例えば、経費を前倒し計上したいので納品日を早めた納品書が欲しいというメールの裏側に領収書を貼って、税務調査で否認された事例を聞いたことがあります。FAXDMなど、見られても差し障れないものにしておくように気を付けましょう。
使用する糊はアラビックヤマトとかスティック糊をオススメします。私はアラビックヤマトを普段使っています。
ここ数年テープ糊が台頭しつつありますが、領収書の整理を素早く行うという点においてはテープ糊よりもアラビックヤマトに軍配があがるように思います。また、電子帳簿保存に向けて、スキャンすることを考えると、複合機の自動原稿送り機能を使ってスキャンすると効率的ですが、これを実現するためには領収書の全面を糊付けする必要があります。この時、もっとも威力を発揮するのがアラビックヤマトです。
綴じ込んでおくためのバインダーについて特に指定はありません。自社の領収書の量に応じて整理してもらえたらと思います。直近の決算期の分は堅い表紙のバインダーをオススメします。また、前期以前の書類はあまり見返すこともないでしょうから、厚紙の表紙・裏表紙を用意して、これと綴じ紐で綴じ込む程度で問題ないと思います。
【短期保存用ファイル】
【長期保存用の厚紙仕様の写真】
２−２．領収書の整理の手順
領収書の整理は、隙間時間に出来るだけ高い頻度で行うことが望ましいです。
そうはいっても何かと忙しくて後回しになりがちな作業ではあるでしょう。毎月月次決算をやっているのであれば、月に1回は整理することになります。出来るだけ定期的に整理の作業をするようにしましょう。
２−２−１．日付順に並びかえる
まず日付順に並び替えましょう。支払に関する証憑は支払日順、入金に関する証憑は入金日順に整理するのが原則です。
支払先毎に整理したいという声を時々聞きますが、手間がかかるだけですのでオススメしません。
２−２−２．いよいよ貼り付け
日付順に並び変えたらいよいよ貼り付けです。
その際の注意点は３つです。
- 日付別に貼り付ける
- 重ならないように貼り付ける
- 糊は領収書の上部又は全部に塗る
日付別に貼り付けるのは、後々、該当する領収書を見なければいけない時のためです。12月5日の次の日が12月6日なのは誰にとっても同じです。誰でも容易に必要な領収書にたどり着けるようにするには、日付別にしておくのが良いのです。
もし可能であれば、少し手間がかかりますが、日付が一目で分かるように用紙の上のところに日付をメモしておくと更に良いでしょう。
また、重ならないように貼り付けるのは、日付別に貼るのと同様に、探しやすくするという意味もありますが、それに加えて、その領収書をコピーする時の容易さも考えてのことです。さらにスキャンして電子的にその領収書を保存する際に、重ねて貼ってあると確実に自動原稿送り装置でエラーとなってしまいます。最近の自動原稿送り装置は、重走といって用紙が2枚以上送り込まれることに対してセンサーが過敏に反応します。重ねて貼るとエラーが出続けて、いつまで立ってもスキャンが出来ないという事態になりかねません。
重ねて貼る最大のデメリットは、後々困る割に貼るのに時間がかかるということです。下記の動画をご覧下さい。同一条件で付箋紙10枚を重ねて貼るのと、1枚ずつ10枚の紙に貼る作業を比べています。重ねて貼る方が時間がかかっています。
重ねて貼るというのは、貼る紙を節約しようという発想なのだと思いますが、いまや紙1枚の値段よりあなたの時間の価値の方が高いはずです。重ねて貼る行為に紙の節約以外のメリットはありません。私は即刻止めることをオススメします。
最後に、糊を塗る場所ですが、スキャンをしないのなら領収書の上部にだけ糊付けすれば良いです。イメージは付箋紙の糊のイメージです。
スキャンして電子的にも保存することを考えるなら全体に糊を塗るようにして下さい。さきほど自動原稿送り装置のエラーの話をしましたが、領収書を重ねて貼らなくても一部だけ糊付けるしている場合にも糊付けしていない部分が重走と判断されてエラーが出ることがあるからです。
最後に蛇足です。
A4用紙よりも長いレシートがあったら、途中で切って2列に貼りましょう。
また、最終的に2穴のバインダーにいれることを考えると穴の場所の分だけ開けておいた方が良いでしょう。左側を２センチほど開けて貼れば領収書に穴が空いてしまう事態をさけることが出来るでしょう。
３．領収書と一緒に貼っておくと良いもの
領収書以外にも貼っておくと後々便利なものをご紹介します。
３−１．郵便や宅配便の送り状
郵便局で簡易書留や特定記録で郵便を出した際に提出した差出票も領収書と一緒に貼っておくと良いでしょう。
【差し出し表の写真】
同様に宅配便の配送伝票なども領収書と一緒に貼っておくと良いでしょう。
後々、郵便物や荷物の状況などを確認したり、書類を送った送っていないというような話を送付先としなければならない時など、こうした日付別に整理された資料が役に立つはずです。
３−２．見積書や請求書、納品書も
領収書をもらって完結するような取引であっても、見積書や納品書、請求書がある場合もあるでしょう。
こうした関連資料も一緒に整理しておくと、後々資料を探すのが楽になりますので、オススメです。
４．まとめ
封筒での対応は、整理の時間は短くて済みますが、あとから探す時間がかかります。
ノートの対応は、今回ご紹介した方法と基本的には同じ方法ですが、あなたの会社の成長に伴い大量のノートの取扱をどうするかという問題を引き起こします。
あなたの会社が永遠に小さい会社のままである前提で業務のやり方を決めるのは良くありません。
事務作業でモタモタするようなことがないように、最初から最高のやり方で初めて下さい。
あなたの会社は必ず成長するのですから。
山口 真導
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